WEBデータベースとは？業務への活用方法やメリット・デメリットをご紹介

「データベース」という言葉は、かなり古くからＰＣ業界、IT業界で使われてきました。
耳にしたことがあるという方も多いかと思いますが、きちんと意味を理解している人は意外と少ないかもしれません。
本稿ではこのデータベース…中でもWEB上で機能する「WEBデータベース」を取り上げ、その基礎知識と活用法をご紹介していきます。
最後まで読めば、よくわからなかったデータベースが身近なものに感じられ、あなたの業務にもきっと活用できるようになります。

データベースとは？

「データベース」は、ＰＣが一般に普及しはじめてからは日常的によく聞かれる言葉になりました。しかしITやプログラミング等の専門職に就いている方は別として、世間一般では正しい意味はなかなか理解されていないのではないでしょうか。

まずはデータベースという言葉の意味を理解しておきましょう。データベースとは、端的に表現すれば情報の集まりです。とりわけ、後で検索しやすいように体系的に整理された情報の集まりを意味します。またほとんどの場合、デジタルデータで構築されＰＣなどの機器で取り扱うものをデータベースと言い、紙にまとめられた情報の集まりをデータベースと呼ぶことは稀です。この定義に当てはまるものはすべてデータベースであると言えます。

例えばあなたのＰＣに保存されている顧客の住所録やあなたの勤怠データ、また世の中のあらゆる言葉の意味を調べることができるサービス「Wikipedia」に保存されている膨大なテキストも、不動産サイトで検索できる全国の賃貸物件の情報も、すべて「デジタルで構築され、検索しやすいように整理された情報」…つまりデータベースなのです。

WEBデータベースとは？

こうしたデータベース管理の課題を解決する手法として、近年はWEBデータベースと呼ばれるものが一般化してきました。WEBデータベースとは、文字通りWEB上に保管されたデータベースで、ユーザーはインターネットブラウザを使ってデータベースにアクセスします。

多くのWEBデータベースは、それ専用に提供されるアプリケーションを通じて管理・閲覧を行ないます。誰でも簡単にデータベースが作成・編集・共有できるのが特長で、WEB上に存在する様々なデータベースにＰＣから直接アクセスするため、ファイルが増えることもありません。また既存のExcel等で作ったデータを必要な箇所だけ簡単に流用することができ、データの統合や再構築に手間がかからないのもポイントです。

クラウド型超高速開発ツールやローコード開発ツールとの違い

WEBデータベースは、ブラウザ上でデータの登録・管理・共有を行えるシステムで、主に業務データの一元管理や検索、更新を目的として利用されます。顧客情報や案件情報、問い合わせ履歴などを簡単に蓄積・共有できる点が特徴です。

一方、クラウド型超高速開発ツールやローコード開発ツールは、業務アプリケーションを迅速に開発することを目的とした開発基盤です。画面やデータベース、業務フローなどを組み合わせて、企業独自のシステムを柔軟に構築できます。つまり、WEBデータベースは「データ管理ツール」であるのに対し、ローコード開発ツールは「業務システムを開発するためのプラットフォーム」という点が大きな違いです。

WEBデータベースが働き方改革につながる理由

WEBデータベースが働き方改革につながる理由は、業務の効率化と情報共有のスピード向上にあります。従来はExcelや紙、メールなどで分散管理されていた業務データをWEBデータベースで一元管理することで、必要な情報をすぐに検索・確認できるようになります。

また、クラウド型のWEBデータベースであれば、インターネット環境があればどこからでもアクセスできるため、テレワークや外出先での業務にも対応しやすくなります。さらに、データ入力や更新を複数のメンバーで同時に行えるため、作業の属人化や二重入力を防ぎ、業務負担の軽減にもつながります。こうした仕組みにより、無駄な作業や時間を削減し、柔軟な働き方を実現できる点が働き方改革に貢献する理由です。

WEBデータベースはこんな企業におすすめ

WEBデータベースは、業務データを効率的に管理・共有したい企業におすすめです。例えば、顧客情報や案件情報、問い合わせ履歴などをExcelや紙で管理しており、情報の検索や共有に時間がかかっている企業には特に有効です。また、複数の部署や拠点で同じデータを利用する企業にも適しています。WEBデータベースを活用すれば、最新の情報をリアルタイムで共有でき、データの更新漏れや二重管理を防ぐことができます。場所を問わずアクセスできるため、テレワークや外出先で業務を行う機会が多い企業にも適しています。

WEBデータベースのメリット

ではWEBデータベースを利用するメリットにはどんなものがあるのか、いくつかご紹介します。

導入コストが低い

WEBデータベースは導入コストを抑えられるというメリットがあります。WEBデータベースが一般化される前は各企業が独自のデータベースを開発するというやり方が主流でした。しかし、1から開発するのは開発コストも高く、専門のエンジニアによる運用が必須となります。一方、WEBデータベースは開発コストもかからない上、非エンジニアが利用することを想定しているため、運用における負担も軽減されるので、WEBデータベースを選択する企業が増えてきています。

遠隔地からのアクセスや共同作業ができる

WEBデータベースは文字通りインターネット上にデータを蓄積するツールの為、インターネット回線とパソコンやスマホなどの電子機器があればどこからでもアクセスできます。もちろん入力したデータは個人のパソコンではなくWEB上に蓄積されているため、複数人が同じデータベースに接続するなど、同時に共同作業やデータの編集を行ってもスムーズに動かすことができます。

情報セキュリティの管理が容易

クラウドサービスでは、入力したデータがサービス提供事業社のサーバーに保管され、インターネットを介してこれを利用するため、必然的に第三者の不正アクセスのリスクが高くなることが問題とされていました。しかし近年ではクラウドサービス市場の成長とともにサービス品質も向上しており、国際標準であるISO規格を獲得したクラウドサービスも少なくありません。つまり、本来は自社で行わなくてはならないセキュリティ対策をサービス提供事業者にある程度任せられるため、その分のリソースや人件費をより重要な業務に割くことができます。

データベース管理の課題点

データベースという言葉の定義が意外と広いものであったことが理解いただけたでしょうか。現代において、多くの人が日々何らかのデータベースに接しています。それは会社での業務においても同じです。

例えば顧客情報や社員台帳、売上データや備品の管理情報などがそれに当たります。こうしたデータベースは業務を効率化してくれるものですが、取り扱う情報が多ければ多いほど課題が顕在化し、管理が難しくなります。データベースを管理しようとした時、下記のような課題に直面したことはないでしょうか？

複数のデータがバラバラに存在する

例えばExcelなどの表計算ソフトを使って顧客関係の情報を管理していたとしましょう。長く管理しているとExcelのファイルが増えに増えて、会社名と氏名はこのファイル、商談の記録はこのファイル、契約周りの情報はこのファイル…と、情報があちこちに散逸していると、何がどこにあるのか探すにも一苦労です。

データの統合が困難

では上記のようなバラバラのデータを使いやすく１つに統合しようとしても、かなり複雑な作業が待っています。欲しい情報を探し当て、正しい項目に入力して、それぞれの情報を検索しやすいように並び変える、間違いがないように見直す…など、想像しただけでも気が滅入ってしまうような業務です。

WEBデータベースの活用方法

WEBデータベースには、データベースの作成・編集が簡易である他にも、データ共有のリアルタイム性、モバイル機器によりいつでもどこからでもアクセスできる利便性、導入コストの低さなど様々なメリットがあります。

これらのメリットを活かしながら、実際に企業でどのような業務に活用されているのか、以下にいくつかの例をご紹介しましょう。もちろん、ここにご紹介するのはごく一部の事例であり、企業の業種や業務内容により無数の活用方法が実践されています。

顧客管理

自社と取引のある顧客データの管理も、WEBデータベースの活用で利便性が向上します。顧客の住所、電話番号、担当者名といった基本情報をWEBデータベースに保管し、スタッフ全員で共有するようにすれば、「電話番号が変更されたのに、一部の人しか知らなかった」等のよくある伝達ミスを防ぐことができます。

加えて営業面では、直帰の商談の結果や、顧客からのリクエストなども連携させて管理すれば、「今、自分はどの顧客に対して何をすべきか」がすぐ理解できますし、例え営業担当者が変更になっても、スムーズに業務を引き継ぐことができるでしょう。

社員情報管理

転居や結婚等、ライフスタイルの変化により情報が更新されることが多いのが社員情報です。WEBデータベースの活用で常に最新の情報を関係者に共有できる他、個人ごとの閲覧権限の設定も自由にできるため、重要な個人情報もしっかりと守られます。また、給与情報なども合わせて管理することができます。複雑で改正も頻繁にある税制に関する計算も、WEBデータベースで自動化すれば精度が向上します。

プロジェクト管理／タスク管理

大勢のスタッフが関わるプロジェクトをWEBデータベースで管理すると、情報共有のリアルタイム性というメリットが大きく活かされます。流動的に変化する状況の進捗を全員がリアルタイムで共有することができれば、各々がすべきことを最新の情報に基づいて定めることができ、業務効率は各段に向上します。

WEBデータベースを選ぶポイント

WEBデータベースは、機能から料金までサービス提供事業者によって千差万別です。ここでは、導入するWEBデータベースを選ぶポイントをいくつかご紹介します。

導入形態は何か

WEBデータベースには、オンプレミス型とクラウド型があるため、まずはオンプレミス型かクラウド型のどちらを利用するか決める必要があります。オンプレミス型は既存システムと連携できる点や、自社で自由に管理・拡張が行える柔軟性と機能性の高さが特徴です。しかし、導入費用や専門のエンジニアによるメンテナンスの手間がかかり、コストが大きくなりがちです。

対して、クラウド型は簡単に導入して運用できる簡易性や、メンテナンスをサービス提供事業社に一任できる点が特徴です。業務部門のみでどちらの形態を利用すべきかを判断するのは難しいため、情報システム部門と連携した上で必要な機能や要件、予算などの観点から判断していきましょう。

ノーコード・ローコードツールを選ぶ

WEBデータベースにはITスキルのない業務担当者でも操作できるノーコード・ローコードツールを選ぶことをお勧めします。ノーコード・ローコードツールとはプログラミングに関する専門知識やスキルが無くても、直感的な操作感で利用できるツールのことです。

データベースの作成や管理にプログラミングの知識が必要となると、エンジニアを別途雇わなくてはいけないケースも考えられます。特に近年IT人材の需要は高まっており人件費を考えると相当な費用が必要となります。そのためノーコード・ローコードツールを選ぶことは、人件費の削減や自社の情報システム部への負担軽減に繋がり、ITスキルのない業務部門にもツールが浸透しやすくなるといった様々なメリットがあるのです。

利用ユーザー数に制限はあるか

自社で利用する予定のユーザー数を事前に確認し、それに対応できるWEBデータベースを選ぶのも重要です。特にWEBデータベース上で多人数による作業を行う予定なら、同時利用可能なユーザー数は確認しておかなくてはならないでしょう。

一般的には、WEBデータベースの利用ユーザー数はサービス提供事業社によって異なりますが、利用ユーザー数ごとの月額従量課金を導入している場合が多く、自社の利用ユーザー数が多くなるほど利用料が高額になりやすいことは事前に理解しておくべきでしょう。

無料トライアルの有無

当たり前の話かもしれませんが、WEBデータベースはサービスごとに管理画面のUIや操作感が異なります。サービスページなどで、管理画面の画像や操作している様子などを公開している場合は画面の見やすさなどは事前に確認できるかもしれません。

しかし実際に使用せずに操作感を確かめることは困難です。また、導入担当者にとって、見やすく使いやすいツールの様に感じたとしても、実際に利用する従業員にとって良いものでなくては意味がありません。そこで無料トライアルが利用できるサービスを選び、事前に従業員に操作感を確認してもらいましょう。それによって導入後の定着率が段違いに良くなります。

通知機能の有無

複数人でWEBデータベースを利用する予定なら、データの更新がある度に通知する機能があると便利です。通知によって、変更の入った箇所を確認しやすくなることはもちろん、情報共有のスピードも向上します。WEBデータベースの導入直後は、WEBデータベースへのアクセスが習慣化されていないことが多いため、確認漏れや作業効率の低下を招く可能性があります。はじめてWEBデータベースを利用する場合は、通知機能の有無で選ぶことも大切です。

WEBデータベースの導入事例

WEBデータベースは、機能から料金までサービス提供事業者によって千差万別です。ここでは、導入するWEBデータベースを選ぶポイントをいくつかご紹介します。

事例①：顧客情報管理の効率化

あるBtoB企業では、顧客情報や案件情報をExcelで管理しており、担当者ごとにファイルが分かれているため、最新情報の共有に時間がかかるという課題がありました。そこでWEBデータベースを導入し、顧客情報や商談履歴を一元管理できる仕組みを構築しました。これにより、営業担当者が外出先からでも顧客情報を確認できるようになり、情報共有のスピードが向上しました。また、過去の対応履歴も簡単に検索できるため、顧客対応の品質向上にもつながっています。

事例②：問い合わせ管理の改善

あるサービス企業では、問い合わせ対応をメールやExcelで管理しており、対応状況の把握が難しいという課題がありました。WEBデータベースを導入し、問い合わせ内容や対応状況をリアルタイムで共有できる仕組みを構築したことで、対応の進捗が可視化されました。これにより、担当者間の引き継ぎがスムーズになり、対応漏れの防止にもつながりました。さらに、問い合わせ内容を蓄積することで、よくある質問の分析や業務改善にも活用されています。

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実際にWEBデータベースを業務に活用してみようという皆様に、ぜひおすすめしたいアプリケーションがあります。『Shelter』はWEBデータベースの作成・管理が誰でも簡単にできる業務効率化プラットフォーム。さらにWEBデータベースに様々な機能を設定することで、顧客管理アプリ、契約管理アプリ、設備予約アプリ……などなど、自社の業務にぴったりフィットする業務アプリケーションを自作することができるのです。

もちろん、プログラムを勉強する必要はありません。ドラッグ＆ドロップを中心とした簡単な作業で、誰でもオリジナルアプリケーションを作成することができます。しかも何人で使っても月額利用料金は固定。

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まとめ

本稿では「WEBデータベース」を取り上げ、その基礎知識や活用法をご紹介してきました。最後に本稿でお伝えした情報をおさらいしておきましょう。「データベース」とは、主にデジタルデータで構築され、体系的に整理された情報の集合体を指す言葉です。情報量が多いデータベースでは、下記のような課題が発生しがちです。

・複数のデータがバラバラに存在する
・データの統合が困難

こうした課題を解決するため、近年WEBデータベースが盛んに利用されています。WEBデータベースとは、その名の通りWEB上にデータベースを設置し、複数の人がリアルタイムでそれにアクセスできるような仕組みを言います。WEBデータベースは、オフィスで下記のような業務に活用されています。

・顧客管理
・社員情報管理
・プロジェクト管理／タスク管理

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最後までお読みいただき、誠にありがとうございました。